Cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành

7406
0
SHARE

Sinh viên năm 3, năm 4 thường xin thực tập ở các cơ quan, đơn vị để cọ xát, làm quen với môi trường công việc và để áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn. Tuy nhiên không phải sinh viên nào cũng thuận tiện xin được chỗ thực tập ưng ý. Vì thế ngày hôm nay chúng tôi xin được hướng dẫn cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành. Với bài viết này, bạn sẽ dễ dàng chuẩn bị được bộ hồ sơ hoàn hảo nhất gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

Phần 1: Cách viết email xin thực tập gây ấn tượng

1.1. Đừng lãng phí phần tiêu đề email

Lydia Ramsey, một chuyên gia về văn hóa kinh doanh và là tác giả của cuốn Manners That Sell có những nhận định rất chuẩn xác về tầm quan trọng của tiêu đề email: “Những gì bạn viết trong tiêu đề email có thể quyết định lá thư của bạn có được đọc hay không” hay “Đừng bao giờ bỏ trống phần tiêu đề trong email của bạn và đừng lãng phí nó khi chỉ viết vào đó mã số công việc bạn đang ứng tuyển”. Vậy mới thấy được tiêu đề là một trong những phần quan trọng nhất của email, vì cái đập vào mắt nhà tuyển dụng đầu tiên chính là tiêu đề của email. Sau khi nhìn tiêu đề, nhà tuyển dụng có thể quyết định đọc thư bạn hay không. Vì thế đừng bỏ sót phần này trong email xin thực tập của mình nhé!

1.2. Sử dụng những quy chuẩn của Thư xin việc

Email xin việc cũng cần có 3 phần: Mở bài, thân bài và kết bài. Hãy bắt đầu bằng một lời chào thân thiện và kết bằng một cái kết chuẩn. Đừng quên kiểm tra xem chữ ký của bạn đã đầy đủ các thông tin chưa. Những thông tin đó gồm: địa chỉ liên hệ, địa chỉ email, số điện thoại và các thông tin cần thiết khác; tóm lại những thông tin có trên danh thiếp của bạn thì nên xuất hiện ở phần chữ ký.

Cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành

1.3. Viết email xin việc ngắn gọn và xúc tích

Nhà tuyển dụng có rất nhiều việc phải làm chứ không chỉ ngồi chờ và đọc thư xin thực tập vì thế email của bạn cần ngắn gọn, xúc tích và đầy đủ các nội dung cần thiết. Chú ý phần mở đầu rất quan trọng, theo Rasey, “Giữ được người đọc ở phần đầu tiên của lá thư bằng cách nói cho người đó biết khả năng của bạn như thế nào” hoặc “Hãy sử dụng những đoạn văn và những câu ngắn để có một cái nhìn sinh động về bạn và những gì bạn có thể làm cho họ, và thể hiện điều đó trong đoạn thứ hai”.

1.4. Đơn giản hóa email

Bạn nên sử dụng chương trình xử lý văn bản để có được email xin việc chuẩn. Chiều dài của một dòng chỉ nên gồm 40 ký tự. Một số email tự động đóng gói cho bạn để email của bạn không bị phân mảnh. Nếu không có bạn có thể vào website FormatIt.com, copy phần văn bản của bạn vào trang web và các dịch vụ miễn phí sẽ định dạng email cho bạn.

Nên nhớ để giữ sự chuyên nghiệp cho email bạn không nên sử dụng những biểu tượng cảm xúc dễ thương, hài hước,… Ngoài ra nên sử dụng những phông chữ chuyên dùng, màu sắc đơn giản. Như vậy dễ lấy được thiện cảm của người đọc hơn.

1.5. Hãy thật cụ thể

Theo Diana Qasabian, giám đốc cấp cao tại Syndicatebleu nói rằng: “Đừng phản hồi cho một công việc dành cho một copywriter khi bạn thực sự là một nhà thiết kế đồ họa” hay Diana còn nói “Chúng tôi tìm kiếm những điểm cụ thể trong thư xin việc email, như kỹ năng và khả năng bạn mang lại cho chúng tôi là gì?” hoặc “Sự thêm thắt và những chi tiết lặt vặt là điều không cần thiết phải viết ra”.

Đó cũng chính là những lưu ý quan trọng khi bạn viết 1 email xin thực tập.

1.6. Keyword là chìa khóa

Nhiều công  ty sử dụng các hệ thống theo dõi việc ứng tuyển của ứng viên (ATCes) để tìm kiếm và quét qua một lượt các ứng viên. Vì thế việc sử dụng các từ khóa định hướng kỹ năng sẽ tăng thêm cơ hội cho bạn đấy. Một nhà tuyển dụng của một công ty công nghệ lớn nói rằng: “Các công cụ ATS theo dõi các từ khóa xác định về các kỹ năng. Do đó, ngay cả khi bạn không phù hợp với công việc bạn đang tìm, các từ khóa mạnh mẽ sẽ giúp cải thiện cơ hội để thư xin việc và hồ sơ xin việc của bạn được tìm thấy trong một cuộc tìm kiếm trong tương lai hoặc lựa chọn được một công việc phù hợp hơn”.

1.7. Chơi theo luật của họ

Hãy tìm hiểu thật kĩ các hướng dẫn nộp hồ sơ của nơi bạn ứng tuyển và tuân thủ những điều đó. Một lưu ý nhỏ nữa cho bạn chính là không nên đính kèm file trừ khi nhận được yêu cầu từ nhà tuyển dụng vì nhiều công ty chặn tất các các email có đính  kèm nhằm ngăn chặn virus.

Trước khi nhấn nút gửi bạn phải đọc lại email xem có mắc các lỗi chính tả hay ngữ pháp không. Nếu không yên tâm hãy gửi nó cho bạn bè, người thân kiểm tra hộ nội dung và phong cách viết.

Phần 2: Cách viết email xin thực tập bằng tiếng Anh

2.1. Cấu trúc email xin thực tập bằng tiếng anh

Cần phải có lời chào ở đầu thư

Điều này sẽ thể hiện sự lịch sự của bạn dành cho nhà tuyển dụng. Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty đó. Bạn có thể thêm các từ như: Mr., Ms., Dr, … trước tên nhà tuyển dụng để tăng phần lịch trịnh trọng.

Cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành

Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Cách viết đoạn đầu tiên

Ở phần này bạn nên đề cập tới công việc mà bạn đang ứng tuyển và bạn biết đến công việc này từ đâu. Phần này nên gói gọn trong 1-2 câu.

Cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành

Phần nội dung chính của thư

Đây là phần quan trọng nhất của lá thư, tuy nhiên đừng viết quá dài dòng mà chỉ nên gồm 1 – 2 đoạn gồm những nội dung:

  • Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này?
  • Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này?
  • Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?

Cách viết đoạn cuối thư

Sau khi chào hỏi ở phần mở đầu và đề cập đến những nội dung chính ở phần thân bài thì phần kết là nơi bạn tóm lại vấn đề và nói về những việc bạn sẽ làm để ứng tuyển vào vị trí này. Phần này bạn nên đảm bảo các nội dung:

  • Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
  • Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.
  • Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
  • Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư (nếu có).
  • Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.

Cách viết kết thúc email và chữ ký

Đa số mọi người kết thúc thư bằng các từ như “Best” hay “Sincerely”. Ngoài ra, bạn có thể kết thúc thư bằng họ tên đầy đủ của mình thay cho chữ kí.

2.2. Mẫu email xin thực tập bằng tiếng anh

Mẫu 1

The HR Department,
Grey-yards Media Entertainment
Dear Mr./Ms. ABC

I have recently come across your Sales Manager job posting on the (job portal). I would be interested in applying for this position.
I have vast experience in sales, with more than ten years of experience in(ABC).
Currently, I am employed as the Sales and Marketing Director in one of the leading Internet Media companies in the US.
Please find enclosed my resume. My resume provides up-to-date information on my background and qualifications.
I look forward to hearing from you,

Thanks and Kind Regards,
Your Sincerely,
[Chữ ký của bạn]
[Tên bạn]

Mẫu 2

To,
The General Manager,
Procurement Division,
ABC Company
New York
Dear Mr./Ms. [Last Name]
This is in reference to the job posting by your company in the (Job Board), dated February 19th , 2010. I have gone through the job description and find that my work skills and the job requirements may be a good match.
I have been working for the past five years in the procurement department of (the current company). I held the position of Senior (position) in the said company.
I completed my education (DEF Education Institution). My professional education was obtained from the (ABC of Science, Location).
My updated resume is enclosed for your review.

I look forward to speaking with you soon about this employment opportunity,

Your Sincerely,
[Chữ ký của bạn]
[Tên bạn]

Phần 3: Cách viết email xin thực tập bằng tiếng Việt

3.1. Lưu ý khi viết email xin thực tập

Lựa chọn địa chỉ email để gửi

Nhiều người không chú ý đến tên địa chỉ email của mình tuy nhiên đây là một trong những lưu ý hàng đầu khi gửi email xin thực tập. Bạn nên tạo cho mình một email lịch sự, chẳng hạn sử dụng tên của mình. Không nên dùng các tên như: boydeptrai9x@…,  langtukhongyeu@… Với những tên như vậy sẽ tạo cảm giác không nghiêm túc, làm mất thiện cảm cho nhà tuyển dụng.

Ngoài ra, nếu bạn có email nhà trường cung cấp thì nên sử dụng email đó để xin thực tập. Vì nếu trường bạn có danh tiếng thì bạn cũng đã ghi điểm cho nhà tuyển dụng rồi. Ngược lại trường hợp bạn đã thực tập tại các cơ quan khác trước đó và được cấp email thì không nên dùng email này để gửi thư xin thực tập mà nên dùng email của cá nhân. Vì một phần sự riêng tư bạn có thể bị xâm phạm nếu cơ quan cũ quản lý email bạn muốn biết cũng như không mấy thiện cảm với nhà tuyển dụng mới khi nhận email xin việc.

Quan tâm tới tiêu đề email xin việc

Như đã nói trên, tiêu đề email cũng rất quan trọng đấy. Đặt bản thân mình vào vị trí nhà tuyển dụng, bạn sẽ cảm thấy khó chịu thậm chí có thể bỏ qua không đọc nếu nhận được một lá thư không tiêu đề. Vì thế hãy thông minh khi sử dụng tiêu đề email. Tiêu đề email cần rõ ràng và cụ thể về công việc mà bạn đang tìm kiếm/ứng tuyển hoặc theo tiêu đề mà nhà tuyển dụng yêu cầu.

Cách viết email xin thực tập thu hút nhà tuyển dụng theo từng chuyên ngành

File đính kèm trong email xin việc chuẩn và ấn tượng

Bạn cần quan tâm đến nội dung trong file đính kèm theo những tiêu chuẩn về font chữ, cỡ chữ. Bạn nên chuyển sang file PDF để tránh trường hợp nhà tuyển dụng không đọc được vì lỗi định dạng hoặc sai bố cục trình bày nếu máy tính người duyệt hồ sơ xin việc có độ phân giải màn hình thấp. Nên nhớ rằng người duyệt hồ sơ sẽ không rảnh để cố gắng đọc được hồ sơ xin việc của bạn.

Ngoài ra, bạn cũng nên lưu tên hồ sơ xin việc chứa tên bạn để tiện lọc thông tin ra khi họ tải resume xin việc của bạn về. Thêm vào đó toàn bộ giấy tờ cũng nên nén lại trong file nén .rar hoặc .zip và cũng đặt tên file nén giống file hồ sơ xin việc của bạn.

Sử dụng chữ ký trong email xin việc

Phần chữ ký email xin việc bao gồm đầy đủ thông tin liên hệ của bạn như email, số điện thoại, địa chỉ …. Nên sử dụng phần chữ ký để nhà tuyển dụng dễ dàng có được thông tin liên hệ của bạn trong email thay vì phải tải file đính kèm hồ sơ xin việc.

Chỉnh sửa lỗi chính tả trong email xin việc

Bạn phải kiểm tra kĩ càng nội dung và cú pháp trước khi ấn gửi nếu bạn không muốn bị mất điểm với nhà tuyển dụng. Đừng để những sai sót trong thư làm ảnh hưởng đến kết quả của bạn.

3.2. Mẫu email xin thực tập bằng tiếng việt

Kính gửi
Bà Caroline Jones
Giám Đốc Nhãn Hiệu
Công ty Golden Age
Thưa bà Jones
Thông qua báo Tuổi Trẻ, tôi được biết Quý Công ty đang cần tuyển Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu. Tôi mong muốn được thử sức mình trong môi trường làm việc hết sức năng động của Quý Công ty. Với trình độ và kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin có thể đảm nhiệm tốt vai trò này tại công ty Golden Age.
Như đã đề cập trong hồ sơ đính kèm, tôi có nhiều kinh nghiệm làm việc với các công ty sản xuất hàng tiêu dùng (FMCG) ở vị trí Nhân Viên Nhãn Hiệu. Ngoài ra, tôi còn có kinh nghiệm về marketing trong suốt thời gian làm việc với công ty Java – chuyên kinh doanh các mặt hàng kỹ thuật cao như máy vi tính và điện thoại di động… Là một trong mười sinh viên tốt nghiệp hàng đầu của trường Đại Học Kinh Tế TP HCM, tôi hoàn toàn tự tin với vốn kiến thức về lĩnh vực thương mại của mình.
Thêm vào đó, tôi có một năm kinh nghiệm làm việc cho một công ty kinh doanh nước giải khát ở vị trí “chuyên viên phân tích nghiệp vụ” sau khi tốt nghiệp. Tôi tin rằng đó là những nền tảng quý báu có thể giúp tôi hiểu rõ và đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng của Quý Công ty.
Cám ơn bà đã dành thời gian quý báu để xem xét thư xin việc này. Tôi rất mong bà có thể sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp gần đây nhất để tôi có thể trình bày rõ hơn về bản thân cũng như tìm hiểu thêm các yêu cầu chi tiết cho vị trí Trợ Lý Giám Đốc Nhãn Hiệu của Golden Age.
Xin cám ơn!
Trân trọng
Nguyễn Văn An
1234 Nguyễn Công Trứ – Hai Bà Trưng – Hà Nội
SĐT: 098.8888.888 – Mail : [email protected]
(Xin vui lòng tham khảo hồ sơ xin việc đính kèm)

Trên đây là tất cả những lưu ý cũng như mẫu email xin thực tập dành cho bạn. Với nội dung từ bài viết, chúng tôi chắc chắn rằng bạn sẽ dễ dàng lấy được ấn tượng với nhà tuyển dụng. Hi vọng bạn sẽ được thực tập tại cơ quan, đơn vị mình mong muốn.

SHARE
Previous articleDấu hiệu và cách điều trị bệnh viêm phổi ở người cao tuổi
Next articleMẫu đơn xin việc ngành Kỹ sư xây dựng gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng
Thể thao là tất cả các loại hình hoạt động thể chất và trò chơi có tính cạnh tranh, với mục đích sử dụng, duy trì và cải thiện các kỹ năng và năng lực thể chất, đem lại niềm vui, hứng khởi cho những người tham gia. Các môn thể thao được quy định bởi một hệ thống quy tắc nhằm đảm bảo sự công bằng và cho phép đánh giá kết quả một cách chính xác. Luyện tập thể thao là cốt lõi cho một cuộc sống có chất lượng. Đây được xem là thói quen tốt, là chìa khóa “vàng” giúp bạn sở hữu sức khỏe tốt cho thể chất và tinh thần, cải thiện tình trạng não bộ tích cực,... Luyện tập thể thao giúp gia tăng dòng máu lên não, làm tăng khả năng tập trung cao hơn, giúp cải thiện trí nhớ và khả năng học tập. Các bài tập thể thao kích thích các cơ, giải phóng ra serotonin và dopamine có tác dụng làm dịu những căng thẳng, lo âu mọi người. Bên cạnh đó, các hoạt động thể chất làm tăng sự dẫn truyền thần kinh, tích cực trong việc điều trị bệnh trầm cảm,...Ngoài ra, các hoạt động thể thao như luyện tập yoga, những bài tập tim mạch… sẽ đem lại những cải thiện tình trạng sức khỏe của bạn và gia đình. Trong cuộc sống với những áp lực công việc, bạn có thể giải stress bằng những hoạt động thể thao khoảng 30 phút mỗi ngày. Luyện tập thể thao cũng có thể giúp bạn tạm quên đi những ưu phiền trong cuộc sống. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực biên tập viên, chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn đọc những bài viết về chủ đề thể thao hay và ý nghĩa nhất. Các thông tin về thời gian và phương pháp tập luyện, thông tin về các bộ môn phù hợp nhất để cải thiện tình trạng sức khỏe phù hợp với bạn, ... tất cả sẽ được truyền tải đến bạn đọc một cách chi tiết nhất. Ngoài ra, chúng tôi còn cập nhật ý kiến đánh giá từ các chuyên gia để mang đến cho bạn đọc những thông tin giá trị nhất. Đồng thời, văn phong gọn gàng, súc tích, ý nghĩa, câu từ trau chuốt,... là những yếu tố mà chúng tôi hướng đến. Mặt khác, các bài viết đều được kiểm duyệt bởi đội ngũ lành nghề trước khi xuất bản. Chúng tôi cam kết sẽ làm hài lòng quý độc giả một cách hoàn hảo. Chúc bạn đọc thành công trong cuộc sống!