Trong quá trình làm việc, không tránh khỏi những sai lầm. Vậy bạn làm thế nào để xoa dịu cơn “thịnh nộ” của sếp. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Sau đây chúng tôi xin được hướng dẫn bạn cách viết email xin lỗi sếp gây thiện cảm nhất. Mời bạn theo dõi.
8 quy tắc cơ bản không thể quên khi viết email xin lỗi sếp
1. Nghĩ trước khi viết
Để nội dung mail gây thiện cảm nhất với sếp bạn phải suy nghĩ thật kĩ trước khi soạn một email. Bạn nên nghĩ kĩ về nội dung email và liệu viết email có giúp bạn đạt được mục đích tốt nhất không. Chẳng hạn, bạn muốn giải thích về một quy trình nào đó thì tốt nhất nên gặp trực tiếp sẽ hiệu quả hơn viết email hoặc muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách cho đồng nghiệp thay vì viết email bạn hãy nói chuyện riêng với họ.
2. Viết email thật đơn giản
Các yêu cầu và thông điệp chỉ nên được thể hiện trong 2 dòng. Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở lên sẽ khiến người nhận quên mất email gốc của bạn.
3. Viết email ngắn
Nhanh chóng, dễ dàng là điểm khiến mọi người ưa thích sử dụng email. Chính vì thế viết một email quá dài sẽ không thu hút được người đọc thậm chí khiến nội dung mình muốn thể hiện sẽ bị loãng.
4. Sử dụng dòng Subject
Dòng subject sẽ giúp người nhận phân loại được tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email. Chính vì thế bạn cần thể hiện rõ ràng ở phần subject. Thậm chí sự thể hiện ở dòng subject còn khiến người nhận quyết định có đọc nội dung thư hay không. Vì thế bạn nhớ sử dụng phần này nhé.
5. Đặt cấu trúc cho email
Một email chuẩn cần có đủ 3 phần: mở bài, thân bài và kết bài. Trong đó mục đích của email và những việc cần phải làm nên được nêu rõ ràng trong phần thân. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.
6. Làm chủ email của mình
Bạn phải xác định được mục đích gửi thư của mình là gì và nội dung phải xoay quanh mục đích đó. Đừng lan man, dài dòng mà quên mất mục đích của mình.
7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu
Cách giao tiếp của bạn qua email sẽ cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn. Nội dung email phải thật sự rõ ràng, đừng sử dụng những từ ngữ mang tính chất xúc phạm hoặc châm biếm thậm chí bạn nhận được một bức thư khiếm nhã thì bạn cũng phải trả lời một cách lịch sự. Ngoài ra hãy khiến cho người đọc hiểu rõ nội dung thư ngay từ những lần đọc đầu tiên, đừng ẩn ý gây khó hiểu.
8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All
Mục đích của việc sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.
Ngoài ra một lưu ý nữa là bạn không nên sử dụng Reply all. Vì có thể sếp bạn gửi mail cho mọi người trong nhóm, việc bạn reply all sẽ dẫn đến làm phiền những người không có nhu đọc thư trả lời từ bạn.
Gửi email cho sếp thế nào cho chuyên nghiệp?
Văn phong phù hợp
Tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp. Chẳng hạn người nhận là đối tượng hoàn toàn mới bạn chưa từng gửi mail trước đó thì nên chọn lối viết trang trọng từ nội dung cho đến hình thức. Còn đối với những người bạn đã trao đổi email qua lại nhiều lần thì bạn có thể sử dụng lối viết gần gũi giản dị hơn. Còn nếu viết cho bạn bè, người thân hãy viết những gì bạn nghĩ, viết một cách thoải mái không cần dè chừng, ý tứ miễn nội dung được truyền đạt rõ ràng, dễ hiểu là được.
Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.
Lời chào đúng mực
Nhiều người không quá coi trọng lời chào mở đầu hay lời chào kết thúc nhưng chúng cũng khá là quan trọng và cần lựa chọn ngôn từ phù hợp với từng đối tượng cụ thể. Chẳng hạn với những email cần sự trang trọng bạn nên mở đầu bằng “Dear” cùng tên người nhận và để tăng tính lịch sự bạn có thể sử dụng cả tên đệm hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.
Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào “xin chào” “chào buổi sáng”… để mở đầu.
Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng “Kind regards”, văn phong gần gũi hơn có thể dùng “Regards” hoặc “Best” thay lời kết.
Tức là luôn xác định đối tượng người nhận để có một lời mở đầu và kết thúc cho phù hợp.
Gửi file đính kèm
Một lưu ý khi gửi mai đó là không nên gửi quá nhiều file đính kèm là hình ảnh và đồ họa, nhớ giới hạn để gửi file chỉ là 100Kb thôi nhé.
Nếu phải gửi nhiều file bạn có thể upload chúng lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Cách viết một bức email xin lỗi gửi sếp bằng tiếng Việt chuẩn nhất
Chị kính mến!
Xin chị cho phép em được mạo muội gửi đến chị bức mail này vì thật sự em nghĩ rằng nó rất cần thiết để chuyển tải tất cả tâm ý của em đến chị, chuyển tải sự thật đến chị để chị có thể suy xét vấn đề từ cả 2 chiều. Nếu chị nghĩ rằng việc bỏ thời gian nghe giải bày để có thể hiểu rõ và hiểu đúng nhân viên mình hơn đồng thời giúp xóa bỏ những hiểu lầm đang tồn tại của Chị đối với em là việc mất thời gian vô ích thì xin chị cứ dừng tại đây. Không cần đọc tiếp vì không cần thiết phải phí thời gian quý báu vào điều thâm tâm không muốn cảm thông và chia sẻ.
Nếu vì sự thông hiểu và mong muốn thông hiểu, vì sự công tâm suy xét và giải quyết vấn đề cách đầy phân minh và công bằng, vì những hành động khuyến khích và tôn vinh sự thật, mà chị muốn đọc tiếp mail này, Em xin phép gửi đến chị sự cảm kích và chân thành biết ơn đầu tiên của em đối với Giám đốc của mình.
Thưa chị,
Đầu tiên xin chị nhận ở em lời chân thành xin lỗi cho những hành động quá khích ngày hôm đó nếu những hành động hay lời nói bộc lộ trong lúc không kềm chế đó khiến chị không vui và nghĩ rằng em vô lễ đối với chị. Đến giờ em cũng bất ngờ với chính bản thân mình vì những hành động bồng bột đó, vì trước giờ, chưa bao giờ em thiếu kiểm sóat trong hành động lời nói của mình như vậy. Chị có thể tìm hiểu em qua anh Triều hay mọi người để hiểu thêm về em như 1 người rất bình tĩnh, chân thành và nhã nhặn trong mọi hoàn cảnh, nhất là trong công việc. Thế nhưng em đã phản ứng như ngày hôm đó cũng chỉ vì quá bất ngờ và bức xúc trước những lời cáo buộc thiếu chính xác và vu oan 1 cách không thể tưởng tượng nổi đến như vậy dành cho mình. Và em cảm nhận được rằng chị đã tin tưởng hoàn toàn vào lời vu cáo đó mà thậm chí không cần nghe lời giải thích từ nạn nhân để có thể phân định 1 cách chính xác và trung thực vấn đề…Em cảm thấy mình bị xúc phạm ghê gớm khi bị người khác gán cho mình cái tội mà mình không hề làm bởi lý do cá nhân nào đó mà bản thân em không thể hiểu nổi. Em cảm thấy rất buồn và thất vọng khi cảm nhận rằng chị đã nghĩ những tình cảm kính trọng mà em dành cho chị chỉ là sự giả dối và bợ đỡ…
Thưa chị, như đã khẳng định ngay lúc đó và mọi người có mặt tại thời điểm đó cũng làm chứng cho em rằng “Em không hề nói câu nói với những hàm ý vô lễ đối với chị như chị đã được chuyển tải từ người nào đó”. Em đủ thông minh để hiểu được những tác hại của lời nói thiếu ý tứ và tôn trọng Sếp mình đối với công việc và vị trí mình đang muốn tồn tại. Em đủ thẳng thắn và trung thực để mạnh dạn trình bày, góp ý xây dựng với chị về tất cả những việc liên quan đến công tác của bản thân em tại Travellive (như chị đã biết trong thời gian qua em làm việc tại đây).Em đủ lòng tự trọng để không cho phép mình tồn tại nơi này vì sự thương hại của cấp trên hay sự bợ đỡ, xu nịnh của bản thân đối với BGĐ. Chính vì thế, thật sự em cảm thấy bản thân mình bị xúc phạm ghê gớm khi chị nói câu “Em viết mail cho chị toàn để Chị kính mến….thế mà sau lưng chị lại nói những lời vô lễ như vậy…”. Đó là sự ngầm bảo em giả dối và xu nịnh trong khi đó chính là 2 điều em căm ghét nhất trong cuộc đời của mình…
Em chỉ mong chị hiểu em hơn và nếu có thể, qua bức mail này, giúp chị giải tỏa được hiểu lầm của chị đối với em và gia tăng niềm tin của chị dành cho nhân viên mình để họ có thêm nhiều động lực hoàn thành tốt công tác của mình và cống hiến hết sức lực vì lợi ích phát triển chung của Công ty, em sẽ biết ơn và cảm kích vô cùng.
Nếu chị vẫn nghĩ những lời chia sẻ tận đáy lòng của em là giả dối hay chống chế. Em cũng không còn gì để nói và không dám làm phiền chị thêm nữa. Có lẽ em phải xin phép chị được rút lui khỏi vị trí hiện tại vì không thể chịu đựng và đối mặt với nỗi bức xúc, thất vọng và chán nản khi phải làm việc và cống hiến trong hoàn cảnh mang trong lòng mình cả 1 nỗi oan ức quá lớn và không thể giải thoát như thế này. Em xin được cám ơn chị vì tất cả những điều tốt đẹp trong thời qua chị đã làm vì hỗ trợ những nhân viên mới như em. Sẽ không bao giờ quên tất cả những gì không thể quên…
Kính chúc chị nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống!
Rất trân trọng!
Trên đây là hướng dẫn cách viết email và email xin lỗi sếp tham khảo dành cho bạn. Mong rằng với bài chia sẻ này, bạn rút ra được nhiều kinh nghiệm trong giao tiếp ứng xử với cấp trên trong trường hợp mắc phải sai lầm đáng tiếc. Hi vọng những kinh nghiệm này sẽ giúp bạn dễ dàng xoa dịu “cơn thịnh nộ” của sếp. Chúc bạn thành công!
